【农大好故事81期】“见屏如面”背后的故事


发布日期:2020-03-26访问次数: 字号:

——记疫情防控下保障全校工作的“云团队”

“云团队”部分成员和他们的数据中心

  日常会议从“面对面”变成“屏对屏”云视频,进校扫描手机准入二维码一键完成,公文流转从网上能清晰跟踪到接收、传递、签发全过程……自从疫情发生以来,大家发现“见屏如面”成为了工作生活的新常态。今天,我们就走进“见屏如面”的背后,讲讲这个通过信息服务保障学校各项工作衔接既便捷又安全“云团队”的故事。

  跟着网络去办公,这些服务平台显神通

  疫情防控期间,学校会议形式从传统面对面改为网络视频模式。接到任务时,现代教育技术中心负责人确实有些着急上火,时间紧任务重,缺少大型会议网络直播经验,校园网络承载直播能力不好预测,网络直播不同于录播,一旦出现错误不易弥补,疫情期间与厂家、服务商沟通不顺畅。一系列困难面前,现代教育技术中心负责人没有推诿,而是协同信息中心想办法克服困难。他们在短时间内一连考察比对好几个会议平台,两个中心负责人和技术骨干先学、先试一步,然后再对所有人员进行培训。2月16日下午全校中层正职以上干部视频会议4个分会场,311日下午全校疫情防控和教职工返校到岗工作视频会议,61个分会场,300余人、2个小时的在线直播,他们成功打通数据堡垒,完成了所有会场信息同步。为了快捷实现此次大范围远程视频会议,中心不分昼夜,历经十多天、上百次的调试。中心职工章铁军为了保证万无一失,一连几天,人就像“长在会议室”,根据学校会场环境及实际需求,对现有笔记本、摄像头、话筒等硬件设备不厌其烦反复试验;跟厂家、工程师无数次沟通,设计出一整套视频会议方案,会前5天,所有服务会议人员的电话成了全天候热线电话,为全校所有中层单位安装调试会议系统提供技术支撑,有的还直接到有些单位现场服务,最终高效地保障了视频会议的进行。

  网络的畅通运行,是打好疫情防控战的重要保障。疫情发生后,现代教育技术中心加大值班力度,坚持24小时双人值班制度,不间断的对网络运行进行值守、监测,并打造了多个师生“远程办公,在线学习”的平台。考察并启用新型WebVPN平台,通过对现有认证系统二次开发,将现有校园网用户信息导入到新的系统中,为新VPN系统提供认证服务和使用说明,保证师生们在家流畅访问校园网及CNKI等数据资源;针对教职工返校后,因认证东校区南门和西校区东门网络使用需求急剧增加的情况,紧急对两个地点进行了光纤接入及WIFI覆盖;保障了网络正常运转,针对一些单位出现因长期不使用设备造成网络故障,全力做好服务维修工作;针对教学专网平台,进行了方案设计、论证、修改等工作……这些平台服务,确确实实满足了师生们用网、办公、学习的需求。

  7点晚10点,这个“客服团队”很敬业

  有疫情,没阻断。为解决防控期间办公事务通达难题,信息中心提前谋划,积极推进OA系统上线工作。中心工作人员利用假期时间,会同党办、校办、公司等相关人员,不断完善各项功能,于223日实现系统平稳上线运转。与多部门深度沟通,开发了十多个自动化工作流程,部分流程已经正式运行。特别是为做好教职工进校审批核验,会同保卫处,加班加点三天就制作出了线上审批、扫码进校流程,通过反复的电话、微信等沟通和测试后系统于226日上线。现在每天有500多人次通过该流程进校。在测试和使用过程中积极听取意见建议,不断完善、改进程序,提高了用户体验感。

  OA系统作为校内办公的“新生事物”,面对近三千用户,还是遇到了各种问题。试运行前,信息中心便组建了OA系统工作微信群,为教职工提供线上解答、经验分享、资源共享服务。信息中心全员上岗,组建了“客服团队”,把个人联系方式全线公布,微信、电话、QQ,从早晨7点到晚上10点不间断的解答各种问题,“哎呀,我的密码忘了”“我是中层单位管理员,这个入校审批流程怎么操作”……面对各种问题,周智男、刘天颖一边耐心细致的做好解释服务工作,一边化身技术工程师设计更便捷的操作流程,进一步完善系统,一一解决了老师们提出的问题。

  目前,OA系统用户总数2892个,已经登录系统用户1200多人,4200多人次登录使用。系统线上流程彻底改变了传统公文流转,实现了线上填报、审批操作,学校业务管理和事务处理全程网上可见,节约了办公资源,减少了接触环节,也为今后全校信息化办公按下了快进键。为进一步做好OA系统推广,312日信息中心会同两办通过视频会议举办了OA系统培训会,为各单位80多名OA管理员进行培训,针对控件安装、流程发起与审批、移动端下载登陆与应用等进行了详细演示与解说,并制作了电子版用户手册供大家学习。

  抗击疫情,这些云端防“疫”很给力

  面对疫情,各学院各显神通,借助信息化手段,持续推出各种给力的云端防“疫”措施。机电工程学院通过制作《防疫DISCO》网络视频等引导学生做好科学防护。现代科技学院、艺术学院、信息科学与技术学院等开展网络文化作品展示活动,鼓励学生以书法、绘画、视频等形式为战“疫”助力。渤海学院、园艺学院、动物科技学院等通过召开网络班会、党支部会,引导学生践行使命与担当。

  这其中,人文社会科学学院法律专业的老师开展的云端普法,是开始得早、坚持得好,做得最有特色的。在1月27日疫情爆发初期,甘文霄、李博浩老师就组织法学系专任教师及学生组建起战“疫”志愿服务团队,利用新媒体手机客户端,结合社会关注热点,精心选材、设计制图、宣传推广。通过制作和发布战“疫”普法宣传图,引导全院师生通过社交平台普及疫情相关法律知识和防控措施,提高公民法律意识,消除民众恐慌情绪。至今,普法宣传图已超过170张,内容涵盖《中华人民共和国传染病防治法》《中华人民共和国传染病防治法实施办法》等十几部法律法规,既有扰乱公共秩序、散布谣言等需要承担的法律责任,也有野生动物保护、慈善事业等相关规定的普法宣传,生动多样的图片结合关键的法律条文,通过社交平台传播,取得了良好的社会效果。

  “宅”在家的新媒体小伙伴们也运用云端互联的优势“大展拳脚”。2个月1000多条“战疫情”贴文,是学校新媒体联盟80多个成员、100多名指导教师、2000多名同学辛勤付出的成果。学校官方微信、学工在线、青年风尚等各个新媒体平台均成为战疫情发声的有力武器。在“围点打援”和“集团冲锋”中,国家战“疫”形势、各级政府的要求、防疫科普知识,特别是农大声音、农大信心及时传递出去。不断上升的点击量、持续增多的“赞”,朋友圈的互相转发、热情感人的评论,都是对新媒体小伙伴云端防“疫”最好的赞美。

  这场突如其来的疫情给全校师生带来新的考验,大家以各自的责任和使命,为学校打赢战疫贡献着力量。接下来,农大好故事将继续讲述师生们抗疫中恪尽职守、默默奉献的人和事,展现农大人在这场特殊考试中的担当。

为保障视频会议的顺利进行,现代教育技术中心和信息中心的工作人员数次调试

疫情期间,现代教育技术中心和信息中心办公不分家

校卫队员在核对员工的入校审批二维码

新媒体运用云端互联的优势“大展拳脚”。

人文社会科学学院战“疫”志愿服务团队制作的普法宣传图

 

  作者:姚运肖 赵凌云 摄影:赵凌云 编辑:杨晓丽





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